3. Einstellungen

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Einstellungen

Im Abschnitt Einstellungen finden Sie alle Parameter der App.

Die Einstellungen gliedern sich in sieben Abschnitte:

  • Benutzer
  • Rufumleitung
  • Warteschlangen
  • Funktionstasten
  • Fax
  • Download
  • Info

Benutzer

Der Bereich Benutzer besteht aus den zwei Tabs Standard und Voicemail.

Im Tab Standard können Sie:

  • Ihren Benutzernamen (E-Mail-Adresse) ändern
  • Ihr Passwort ändern
  • Ihr primäres Endgerät auswählen
    Sie können Ihr primäres Endgerät aus einer vorkonfigurierten Liste von Endgeräten auswählen, die von Ihrem Administrator festgelegt wurde - z. B. Web-App, mobile App, Tischtelefon usw. Wenn Sie Teil eines Skills oder einer Warteschlange sind, erhalten Sie die Anrufe nur auf Ihrem primären Gerät.
  • Wählen Sie die Sprache der App.
  • Aktivieren/deaktivieren Sie den Willkommensklang, der beim Starten der App zu hören ist.
  • Aktivieren/Deaktivieren Sie die Funktion Anklopfen.
    Die Anzeige von anklopfenden Anrufen ist standardmäßig deaktiviert. Das bedeutet, dass Sie während eines Anrufs nicht über einen weiteren eingehenden Anruf informiert werden. Wenn Sie Anklopfen hingegen aktiviert haben, werden Sie über einen weiteren eingehenden Anruf informiert - in der Regel durch ein kurzes akustisches Signal, bestehend aus zwei kurzen, schnell aufeinander folgenden Tönen. Der Anrufer erhält in diesem Fall kein Besetztzeichen, sondern hört das normale Freizeichen.
  • Aktivieren/Deaktivieren der Gegensprechfunktion.
    Die Gegensprechfunktion ist standardmäßig deaktiviert. Wenn Ihr Gerät als Gegensprechanlage gekennzeichnet und Sie es als primäres Endgerät ausgewählt haben, kann ein Anrufer den Sterncode *80 + die Nummer Ihrer Nebenstelle verwenden, um direkt zu Ihnen durchgestellt zu werden, ohne dass Ihr Telefon klingelt.
  • Aktivieren/Deaktivieren Sie die Funktion Parallelanruf.
    Parallelanruf ist standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie Parallelanruf aktivieren, können Sie einen Nebenstellennamen oder Telefonnummer auswählen und speichern. Wenn Sie einen eingehenden Anruf erhalten, klingeln sowohl Ihre Nebenstelle als auch die von Ihnen eingetragene Nebenstelle/Telefonnummer.

In the Voicemail tab, you can

  • Activate/deactivate the option Send voicemails via e-mail
  • Activate/deactivate the option Delete voicemails once e-mailed
  • Change your voicemail PIN

Rufumleitung

Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Rufumleitung.

Warteschlangen

In diesem Abschnitt können Sie Warteschlangen konfigurieren und verwalten.

Mit der Warteschlange können Sie eingehende Anrufe auf "Halten" setzen, ohne sie zu bearbeiten oder an das gewünschte Ziel weiterzuleiten. Während sich der Anrufer in der Warteschlange befindet, hört er voraufgezeichnete Musik oder Sprachnachrichten. Warteschlangen werden häufig in Callcentern eingesetzt, wenn nicht genügend Mitarbeiter vorhanden sind, um ein hohe Zahl eingehender Anrufe zu bearbeiten. Der Operator im Callcenter erhält dabei Informationen über die Anzahl der Anrufer in der Warteschlange und die Dauer der Wartezeit. So kann er flexibel auf Nachfragespitzen reagieren, indem er zusätzliche Callcenter-Mitarbeiter einsetzt.

So fügen Sie eine Warteschlange hinzu:

  1. Klicken Sie auf das + Symbol in der oberen rechten Ecke. 
    ⇒ Ein Pop-up-Fenster zum Hinzufügen einer Warteschlange erscheint.
  2. Suchen Sie nach dem Namen der Warteschlange.
    ⇒ Eine Dropdown-Liste mit Warteschlangen wird angezeigt.
  3. Wählen Sie eine Warteschlange aus.
  4. Klicken Sie auf Speichern. 
    ⇒ Die Warteschlange wurde zu Ihrer Liste hinzugefügt.

Um sich von einer Warteschlange abzumelden:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Warteschlange.
    ⇒ Auf der linken Seite erscheint die Schaltfläche Abmelden aus der Warteschlange.
  2. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um sich von der Warteschlange abzumelden.

Funktionstasten

In diesem Abschnitt können Sie Funktionstasten für den schnellen Zugriff in Ihrer Favoritenliste hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + in der oberen rechten Ecke.
    ⇒Ein neues Fenster öffnet sich.
  2. Wählen Sie unter Position eine Nummer aus, um festzulegen, wo Ihre Funktionstaste in Ihrer Liste erscheinen soll.
  3. Unter Name vergeben Sie einen Namen für Ihre Funktionstaste.
  4. Wählen Sie unter Typ den Typ einer Funktionstaste aus.
  5. Geben Sie unter Ziel eine Durchwahlnummer, einen Kontaktnamen oder einen Funktionscode ein.
    Sollten Sie sich für einen Funktionscode entscheiden, achten Sie darauf, dass Sie ihn im richtigen Format eingeben, d. h. * + Nummer, z. B. *80.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
    ⇒ Die neue Funktionstaste wurde hinzugefügt und wird in Ihrer Liste angezeigt.

In the event of private use of the telephone system, the employees are to be informed in an appropriate manner about the data processing of private telephone book entries or the individual assignment of favourites / function keys. In various application scenarios, this personal information can be processed within the telephone system use/administration, during technical and operational operation, including troubleshooting or holiday substitution and substitution in case of illness, during the optimisation and during law enforcement. A distinction between business and private information cannot be made technically, or only to a limited extent.

Fax

If you have a fax extension, you can connect it to your app to send and receive faxes. Please note that this has to be set up by your administrator.
To connect your extension, you will need your fax login and PIN. You will receive the data from your administrator.

Fax hinzufügen

  1. Klicken Sie auf Fax hinzufügen oder auf den Button +.
    ⇒ Ein neues Fenster erscheint.
  2. Geben Sie Ihren Fax-Login und Ihre PIN ein.
  3. Klicken Sie auf Speichern.
    ⇒ Das Fax wird zu Ihrer Liste hinzugefügt.

Sending a fax

Once the fax extension has been added, the fax feature will appear in the menu on the left.

In this section, you can:

  • See your fax history
  • Send faxes

To send a fax:

  1. Select an eFax name from the drop-down menu, if you have more than one fax extension added.
  2. Enter a number you want to send the fax to.
  3. Tick Send with cover sheet if you want to attach a cover sheet to your fax.
  4. Drag&drop a PDF file you want to send.
    ⇒The preview will show your file.
  5. Click on Send.
    ⇒Adding fax to queue is displayed in the snack bar at the bottom of the screen. The fax has been sent.

Adding a fax cover sheet

To add a fax cover sheet:

  1. Click on the + button next to the Add cover sheet.
  2. Enter the name, sibject and the message of your fax. The preview of your fax is shown on the right. Please note that the date and sender are added automatically.
  3. Click on Save.
    ⇒The cover sheet has been added to your list.

Please note that it is not possible to send encrypted PDF files or PDF files with editable fields as a fax via the web app.

PDF is password-protected

If a PDF file is password-protected:

1. Open the PDF file in Acrobat Reader.

2. Go to File > Properties > Security.

3. Check under Document Security whether the PDF is password-protected.

Page Extraction is not allowed

If page extraction is not allowed:

1. Open the PDF file in Acrobat Reader.

2. Go to File > Properties > Security.

3. Check Page Extraction
→ If it says Not Allowed, the setting was set automatically when the PDF file was created.

4. Generate the PDF file again, if necessary.

PDF files with editable fields

If a PDF file has editable fields:

Print the file as a PDF file.

→ You will receive a PDF file that cannot be edited.
→ You can send the file now.

Download

In diesem Bereich finden Sie die aktuelle Version der Desktop Apps für Windows und macOS zum Download:

Info

Hier finden Sie weitere Informationen zur App:

In the event of private use of the telephone system, the employees are to be informed in an appropriate manner about the data processing of private telephone book entries or the individual assignment of favourites / function keys. In various application scenarios, this personal information can be processed within the telephone system use/administration, during technical and operational operation, including troubleshooting or holiday substitution and substitution in case of illness, during the optimisation and during law enforcement scenarios. A distinction between business and private information cannot be made technically, or only to a limited extent.

2. Anrufe tätigen4. Rufumleitung